aurora

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Aurora-Plattform unter aurora.team-maid.de und für das Chat-Widget, das Kunden auf ihren eigenen Websites einbinden.

1. Verantwortlicher und die zwei Rollen

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Wichtig ist die Unterscheidung zweier Rollen:

• Für die Plattform selbst — also für Konten, Anmeldung, Abrechnung und diese Website — sind wir Verantwortlicher.
• Für das Chat-Widget auf einer Kundenwebsite sind wir Auftragsverarbeiter. Verantwortlicher ist dort der Kunde, der das Widget einbindet. Was dabei gilt, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Besucher einer Kundenwebsite finden die für sie geltende Erklärung beim jeweiligen Kunden.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Schwellen des § 38 BDSG sind nicht erreicht.

2. Was die Plattform nicht tut

• Keine Werbe- oder Tracking-Cookies, kein Google Analytics, keine Social-Media-Plugins.
• Kein Verkauf und keine Weitergabe von Daten zu Werbezwecken.
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. Der Chatbot beantwortet Fragen, er trifft keine Entscheidungen über Personen.
• Kunden-Inhalte werden nicht zum Training von Sprachmodellen verwendet.

Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Speicherungen im Browser: die Anmeldesitzung im Admin-Bereich; im Widget eine zufällige Sitzungskennung, die bis zum Schließen des Browser-Tabs besteht, und gegebenenfalls die gewählte Fensterposition.

3. Aufruf der Website (Server-Logdateien)

Beim Aufruf werden Zugriffsdaten in Logdateien des Webservers gespeichert: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Logs werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

4. Hosting

Die Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem deutschen Rechenzentrum. Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher liegen bei Supabase in der Region EU (Frankfurt). Mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zur Einordnung: Supabase wird von der Supabase, Inc. (USA) betrieben; die Daten liegen in der EU, ein Zugriff aus den USA im Rahmen des Betriebs lässt sich nicht ausschließen.

5. Konto und Anmeldung

Für den Admin-Bereich verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name des Unternehmens und die Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Anmeldung läuft über Supabase Auth. Nach Kündigung werden Konto und zugehörige Inhalte binnen 30 Tagen gelöscht.

6. Verarbeitung der Chatinhalte

Schreibt eine Besucherin oder ein Besucher etwas in das Widget, geschieht Folgendes:

1. Die Nachricht geht an unsere API auf dem Hetzner-Server.
2. Aus ihr wird eine Einbettung („Embedding“) berechnet, um passende Stellen in der Wissensdatenbank des Kunden zu finden. Modell: google/gemini-embedding-2.
3. Nachricht, Gesprächsverlauf und die gefundenen Textausschnitte gehen an ein Sprachmodell, das die Antwort erzeugt. Der Kunde wählt eines von drei Modellen: claude-haiku-4.5 (voreingestellt), gemini-2.5-flash oder mistral-medium-3.1.

Schritt 2 und 3 laufen beide über OpenRouter, Inc., 1111B S Governors Ave, Dover, DE 19904, USA — einen Vermittlungsdienst, der die Anfrage an den jeweiligen Modellanbieter weiterreicht. Aurora nutzt dafür seit dem 14.09.2026 ausschließlich die EU-Adresse eu.openrouter.ai.

Was die EU-Adresse bewirkt

• Die Anfrage wird nach Angabe von OpenRouter nur innerhalb der EU entschlüsselt und nur an Anbieter weitergegeben, die sie in der EU verarbeiten. Derzeit sind das für die Antworten je nach Wahl des Kunden Amazon Bedrock (Claude Haiku 4.5), Google Vertex AI (Gemini 2.5 Flash) oder Mistral AI SAS, Frankreich (Mistral Medium 3.1), für die Einbettungen Google Vertex AI (gemini-embedding-2). Aurora legt den ausführenden Anbieter je Modell fest; OpenRouter darf nicht auf einen anderen ausweichen.
• Gibt es in der EU keinen passenden Anbieter, scheitert die Anfrage, statt die EU zu verlassen. Am 14.09.2026 nachgeprüft: Das zuvor genutzte Einbettungsmodell wird in der EU nicht angeboten — die Anfrage schlug fehl, statt auszuweichen. Aurora hat deshalb auf ein in der EU verfügbares Modell gewechselt.
• Die Protokollierung von Anfragen und Antworten entfällt an den regionalen Adressen laut OpenRouter vollständig.

Zusätzlich bei jeder Anfrage

• Nullspeicherung (zdr): die Anfrage darf nur an Endpunkte gehen, die Inhalte nicht speichern.
• Keine Datensammlung (data_collection: deny): Anbieter, die Inhalte zum Training sammeln, sind ausgeschlossen.

Auch diese Vorgaben fallen zu statt auszuweichen: Verlangt man Nullspeicherung und lässt nur einen Anbieter zu, der sie nicht bietet, scheitert die Anfrage mit „No endpoints found matching your data policy“ (nachgeprüft am 12.09.2026).

Was das nicht heißt

• OpenRouter ist ein US-Unternehmen und unterliegt US-Recht; ein behördlicher Zugriff lässt sich rechtlich nicht vollständig ausschließen.
• Die EU-Zusage im Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenRouter (Data Processing Agreement, Stand 26.08.2026, Anhang A) gilt für die Inhalte der Anfragen. Ausdrücklich ausgenommen sind Konto-, Abrechnungs- und Anmeldedaten, Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle — diese kann OpenRouter auch außerhalb der EU verarbeiten. Dabei handelt es sich um Daten zu unserem Konto bei OpenRouter, nicht um Daten der Besucherinnen und Besucher.
• Der Vertrag mit OpenRouter samt Standardvertragsklauseln ist Teil der Nutzungsbedingungen. [OFFEN — Anhang A gilt laut Wortlaut nur, wenn die EU-Verarbeitung im Bestellformular oder schriftlich vereinbart ist; schriftliche Bestätigung bei OpenRouter anfordern]

Der Inhalt laufender Gespräche wird von uns nicht dauerhaft gespeichert. Der Verlauf liegt im Browser des Besuchers und geht mit jeder Anfrage mit; auf dem Server entsteht daraus kein Gesprächsprotokoll. Ausnahmen stehen in Abschnitt 7 und 9 sowie unten unter „Schutz vor Missbrauch".

Schutz vor Missbrauch

Erkennt Aurora in einer Nachricht einen Versuch, den Assistenten zu manipulieren — etwa seine Anweisungen auszulesen oder Regeln außer Kraft zu setzen —, speichern wir zu diesem Vorgang die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die Art des Versuchs und die ersten 160 Zeichen der Nachricht. Nach fünf solchen Versuchen innerhalb einer Stunde erhält die IP-Adresse für sechs Stunden keine Antworten mehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im Schutz der Kunden, ihrer Besucher und der Plattform vor Missbrauch. Die Einträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Gespräche im Kundenkonto (wenn eingeschaltet)

Kunden können einstellen, dass Gespräche gespeichert werden. Dann speichern wir je Sitzung die Nachrichten der Besucherin oder des Besuchers, die Antworten des Assistenten, die Adresse der Seite (ohne Anfrageteil), die Zeitpunkte und die angefallenen Kosten. Die IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Das Widget weist unter dem Eingabefeld darauf hin. Einsehen können die Gespräche nur berechtigte Personen im Konto des Kunden; sie können einzelne Gespräche jederzeit löschen. Nach 30 Tagen löschen wir sie automatisch — außer das Gespräch wurde an das Team des Kunden weitergeleitet (Abschnitt 9). Zweck ist, dass der Kunde Anfragen nachvollziehen und seinen Assistenten verbessern kann; verantwortlich ist der Kunde, wir verarbeiten in seinem Auftrag.

7. Nicht beantwortete Fragen

Kann der Bot eine Frage nicht aus der Wissensdatenbank beantworten, speichern wir den Wortlaut der Frage samt Einbettung und Sprache, damit der Kunde seine Wissensdatenbank ergänzen kann (Tabelle unanswered_queries). Verantwortlich dafür ist der Kunde; wir verarbeiten in seinem Auftrag. Besucherinnen und Besucher sollten deshalb keine personenbezogenen Angaben in den Chat schreiben, die sie nicht beim Websitebetreiber hinterlegen möchten.

8. Wissensdatenbank des Kunden

Kunden hinterlegen Inhalte als Website-Adresse zum automatischen Abruf oder als Datei (PDF, DOCX, XLSX, CSV, TXT, Markdown). Diese werden in Abschnitte zerlegt, als Einbettung berechnet (siehe Abschnitt 6) und in der Datenbank abgelegt. Der Kunde verantwortet, dass er die Inhalte einstellen darf und dass darin keine personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage enthalten sind.

9. Dateianhänge und Weiterleitung an Menschen

Ist die Funktion beim Kunden freigeschaltet, können Besucher Dateien hochladen; sie landen im Speicher chat-upload bei Supabase (EU). Bittet jemand um einen Menschen, wird der Gesprächsausschnitt zusammen mit der angegebenen Kontaktadresse weitergeleitet — je nach Einstellung des Kunden per E-Mail oder in einen Slack-Kanal (Slack Technologies Limited, Irland; Konzernmutter in den USA). Dafür fragt der Assistent Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und das Anliegen ab; die Weiterleitung geschieht erst, wenn die Person auf „Anfrage absenden" klickt. Mit weitergeleitet wird eine kurze Zusammenfassung des Anliegens und der bisherige Gesprächsverlauf. Das weitergeleitete Gespräch bleibt gespeichert, bis der Kunde es löscht.

Hat der Kunde es eingeschaltet, erhält die Person an die angegebene E-Mail-Adresse eine kurze Eingangsbestätigung mit der Zusammenfassung. Um Missbrauch (Bestätigungen an fremde Adressen) zu begrenzen, geht an dieselbe Adresse höchstens eine Bestätigung je halbe Stunde und von derselben IP-Adresse höchstens drei je Stunde; dafür wird ein Prüfwert der E-Mail-Adresse und die IP-Adresse bis zu eine Stunde im Zwischenspeicher gehalten.

10. Zahlungen

Kostenpflichtige Tarife und Mehrverbrauch rechnen wir über Stripe ab. Für Kunden in der EU ist die irische Gesellschaft Stripe Payments Europe, Limited zuständig. Wenn Sie einen Tarif buchen, verarbeitet Stripe Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Rechnungsanschrift und die Zahlungsdaten. Die vollständigen Karten- oder Kontodaten gibt Stripe an uns nicht weiter.

Für die Abrechnung des Mehrverbrauchs übermitteln wir Stripe je Nachricht über dem Kontingent eine Zählmeldung — ohne Inhalt der Nachricht, nur mit der Kundennummer bei Stripe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); Rechnungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Stripe gehört zu einer US-Unternehmensgruppe und gibt an, Übermittlungen in die USA auf das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie auf Standardvertragsklauseln zu stützen.

11. Empfänger und Drittlandübermittlung

12. Speicherdauer

• Server-Logdateien: 14 Tage.
• Protokoll erkannter Manipulationsversuche (IP-Adresse, Nachrichtenauszug): 30 Tage.
• Chatinhalte: nicht gespeichert — außer der Kunde hat die Gesprächsspeicherung eingeschaltet, dann 30 Tage (siehe Abschnitt 6).
• Nicht beantwortete Fragen: bis der Kunde sie erledigt oder verwirft.
• Wissensdatenbank und Dateien: bis der Kunde sie löscht.
• Weitergeleitete Gespräche samt Kontaktdaten: bis zur Löschung durch den Kunden.
• Missbrauchsgrenze der Eingangsbestätigung (Prüfwert der E-Mail-Adresse, IP-Adresse): höchstens 1 Stunde.
• Kontodaten: 30 Tage nach Kündigung; steuerliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich an hey@heylooop.com. Betrifft Ihre Anfrage Daten aus dem Chat auf einer Kundenwebsite, leiten wir sie an den dortigen Verantwortlichen weiter.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

14. Verschlüsselung

Alle Verbindungen laufen über TLS (Let's Encrypt). Die Adresszeile zeigt https:// und ein Schlosssymbol.